புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் 2

புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் 2
புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்டில் ஐந்து செயல்முறைக் குழுக்கள் (Process Groups ) உண்டு என கடந்த வாரம் பார்த்தோம்
1. துவக்கம் ( Initiation )
2. திட்டமிடுதல் ( Planning )
3. உருவாக்குதல் ( Execution )
4. கண்காணித்தல் ( Monitoring and Control )
5. முடித்தல் (Closing)
என்பவையே அந்த ஐந்து குழுக்கள். இவற்றை ஐந்து நிலைகள் என்றும் வைத்துக் கொள்ளலாம். இந்த ஐந்து நிலைகளிலும் என்னென்ன நடக்கும் என்பதைக் குறித்த தெளிவான புரிதல் முதல் தேவை.
துவக்கம்  என்பது ஒரு புராஜக்ட்க்கான பிள்ளையார் சுழி என வைத்துக் கொள்ளலாம். இந்த கட்டத்தில் கேட்க வேண்டிய மிக முக்கியமான கேள்வி, “என்னதான் செய்ய போறோம் ?” என்பது தான். அதைக் குறித்த முழுமையான புரிதல் தான் புராஜக்ட்டின் வெற்றி தோல்வியை நிர்ணயிக்கும். எனவே என்ன செய்யப் போகிறோம், நம்மிடமிருந்து என்னென்ன எதிர்பாக்கிறார்கள், உத்தேசமாக எவ்வளவு செலவாகும் ? முக்கியமான சில நபர்களாக யாரை பயன்படுத்தலாம் போன்ற ஆரம்ப கட்ட கேள்விகள் மிக முக்கியம்
திட்டமிடல் என்பது ஒரு புராஜக்டின் முதுகெலும்பு போல. இதற்கு முந்தைய கட்டத்தில் என்ன செய்யப் போகிறோம் என்பதைக் குறித்த ஒரு சுருக்கமான பதில் கிடைத்திருக்கும். அதை ஸ்கோப் (Scope )என்றழைக்கலாம். இந்த திட்டமிடல் கட்டத்தில் தான் அந்த சின்ன ஒரு வரிக் கதை படிப்படியாக திரைக்கதையாக மாறும். எந்த காலகட்டத்தில் எந்த பணியைச் செய்ய வேண்டும் ? எத்தனை ஆட்கள் தேவை ? அவர்களை எப்படி எங்கிருந்து பெறுவது ? தரத்துக்கான திட்டம் என்ன ? ரிஸ்க்க்கான திட்டம் என்ன ? கம்யூனிகேஷன் திட்டம் என்ன போன்ற அத்தனை திட்டமிடல்களும் இங்கே தான் எடுக்கப்படுகின்றன.
உருவாக்குதல் தான்எக்சிக்யூஷன்‘. இதற்கு முந்தைய நிலையில் எதையெல்லாம் திட்டமிட்டோமோ அதையெல்லாம் செயல்படுத்துகின்ற இடம் இது. ஒரு மென்பொருள் தயாரிக்க திட்டமிட்டிருந்தால் அதற்கான மென்பொருளை எழுதும் கட்டம் இது தான். ஒரு பாலம் கட்ட திட்டமிட்டிருந்தால் அந்தக் கட்டுமானம் உண்மையில் நடைபெறுவது இந்தக் கட்டத்தில் தான். மிக முக்கியமான கட்டம் இது. இந்த கட்டத்தின் வெற்றி தோல்வியை நிர்ணயிப்பதில் நாம் உருவாக்கிய திட்டத்துக்கு மிக முக்கிய பங்கு உண்டு
கண்காணித்தல் என்பது நடக்கின்ற செயல்களைக் கண்காணிக்கும் கட்டம். இந்த கண்காணித்தல் என்பது தனியே நடக்காது, பிற செயல்களோடு இணைந்து பயணிக்கும். எல்லா நிலைகளிலும் இதன் பங்களிப்பு இருக்கும். குறிப்பாக உருவாக்குதல் கட்டத்தோடு பின்னிப் பிணைந்து தான் கண்காணித்தல் இருக்கும். நாம போட்ட திட்டத்தின் அடிப்படையில் செயல்கள் நடக்கின்றனவா ? குறிப்பிட்ட இலக்கை நோக்கி வேலை பயணிக்கிறதா ? செலவு கட்டுக்குள் இருக்கிறதா ? தேவையான தரம் இருக்கிறதா ? என அத்தனை விஷயங்களையும் இந்த கண்காணிப்பு தான் நடத்தும்
முடித்தல் என்பது கடைசிக் கட்டம். எல்லாம் நிறைவேறிற்று என்பதை சோதித்து முடித்து வைக்கும் இடம். இதில் சில டாக்குமென்டேஷன் வேலைகள், அங்கீகாரங்கள், கற்றுக் கொண்ட பாடங்களைப் பதிவுசெய்தல் போன்றவையெல்லாம் நடக்கும்.
இந்த ஐந்து செயல்நிலைகளும் எல்லா புராஜக்ட்களிலும் இருக்க வேண்டுமெனும் கட்டாயமில்லை. உதாரணமாக முதல் நிலையான தொடக்கம் சில இடங்களில் இருக்காது. புராஜக்ட் பண்ண வேண்டும் என்பது ஒரு நிறுவனத்தின் ஒரு முடிவாக இருக்கலாம்.எக்சிக்யூட்டிவ் கமிட்டி எனப்படும் உயர்மட்டக்குழு இந்த தொடக்க நிலையை கையில் எடுப்பார்கள். அப்படிப்பட்ட சூழல்களில் மற்ற நிலைகள் மட்டும் செயல்படும்
நிறுவனம் ஒரு புராஜக்டை செய்ய முடிவெடுக்கும் முன் இரண்டு அடிப்படைக் கேள்விகளைக் கேட்பார்கள்.  
1. இந்த புராஜக்டை நாம் செய்ய வேண்டுமா ? உயர்மட்டக்குழுவின் ஆலோசனையும், பிரைன் ஸ்ட்ராமிங் எனப்படும் அலசலும் இதற்கு உதவும். ‘இவ்ளோ செலவு செஞ்சு இதைச் செய்ய வேண்டியிருக்கு. இது நமக்கு கைகொடுக்குமா ? இல்லேன்னா மிகப்பெரிய இழப்பைச் சந்திக்க வேண்டியிருக்கும்என்பது அவர்களுடைய உரையாடலின் சாராம்சமாய் இருக்கும். ஒருவேளை இந்த புராஜக்டுக்குப் பதிலாய் வேறு ஏதாவது செய்ய முடியுமா ? இல்லைபெட்ரோமாக்ஸ் லைட்டே தான் வேணுமாஎன்பதை இவர்கள் முடிவு செய்வார்கள்.
2. இரண்டாவது கேள்வி தொழில்நுட்பம் சம்பந்தப்பட்டது. இதை நாம் செய்ய முடியுமா ? நமக்கு அந்த திறமை இருக்கிறதா ? நமது ஊழியர்களுக்கு இந்த தொழில்நுட்பம் தெரியுமா ? ஆழம் அறியாமல் காலை விட வேண்டாம் என்பதே இதன் அடிப்படை செய்தி
இப்படி அவர்கள் முடிவெடுத்து விட்டால் பின்னர் புராஜக்ட் நேராக பிளானிங் அதாவது திட்டமிடல் நிலைக்குச் செல்லும்
புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் ஏதோ புதிய கம்ப சூத்திரம் இல்லை. எந்த ஒரு வேலையோடும் நீங்கள் இதை இணைத்துப் பார்க்க முடியும். உதாரணமாக உங்களுடைய படிப்பையே எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்
இன்னிக்கு கணக்கு பாடம் படிக்கணும் என முடிவெடுப்பீர்கள். முதல் நாலு பாடத்தையும் இன்னிக்கு முடிக்கணும் என்பது உங்களுடைய ஸ்கோப். அது தான் துவக்கம்
நாலு பாடத்தையும் எப்படி படிக்கலாம் ? எழுதிப் படிக்கலாமா ? வாசிக்கலாமா ? வரிசையா படிக்கலாமா ? பெரிய கணக்குகளை மட்டும் படிக்கலாமா ? என்பதை வேகமாக மனதுக்குள் குறித்துக் கொள்வீர்கள். அது திட்டமிடல்.
திட்டமிட்டவற்றை அமைதியாக ஒரு இடத்தில் அமர்ந்து படிக்க ஆரம்பிப்பீர்கள். அது தான் உருவாக்குதல் அல்லது செயல்படுத்துதல்.
படித்து முடித்ததும் ஒருமுறை புரட்டிப் பார்த்து ஊர்ஜிதப்படுத்திக் கொள்வீர்கள். அப்பாடா என கண்ணை மூடுவீர்கள். இது முடித்தல்

ஒழுங்காக படித்தேனா ? படிக்க வேண்டியதை எல்லாம் திட்டமிட்டேனா போன்றவற்றையெல்லாம் அவ்வப்போது கவனித்துக் கொண்டே இருப்பது ஒரு கண்காணிப்பு
இப்படி இந்த ஐந்து செயல்நிலைகளையும் நாம் எந்த ஒரு செயலோடும் ஒப்பிட்டுப் பார்க்க முடியும்

ஒரு புராஜக்டைப் பொறுத்தவரை இது மிகச் சிறப்பாக நடக்க வேண்டுமென்றால் சில விஷயங்களில் கவனம் செலுத்த வேண்டும்
1. சரியான தகவல்கள். முழுமையான தகவல்கள். சரியான நேரத்தில் கிடைக்கின்ற தகவல்கள். இந்த மூன்று அம்சங்களும் மிக மிக முக்கியம்
2. தெளிவான, மறைமுகமற்ற தகவல்கள். இவையும் ஒரு புராஜக்ட்டின் பயணத்தில் மிக மிக முக்கியம்.
3. நல்ல அர்ப்பணிப்புடன் கூடிய பணியாளர்கள். என்ன செய்ய வேண்டும், எப்படி செய்ய வேண்டும், எப்போது செய்யவேண்டும் எனும் தெளிவைப் பெற்ற பணியாளர்கள் ரொம்ப முக்கியம்
புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் கற்றுக் கொள்ளும்போது படிக்க வேண்டிய இன்னொரு முக்கியமான விஷயம் ஒன்றுண்டு. அதை டிரிப்பின் கன்ஸ்ட்ரெயின்ட் ( மூன்று கட்டுப்பாடு ) என்பார்கள். அதாவது எந்த ஒரு புராஜக்டைச் செய்ய வேண்டுமென்றாலும் இந்த மூன்று விஷயங்களையும் மனதில் கொண்டிருக்க வேண்டியது மிக மிக அவசியம்
1. ஸ்கோப் ( என்ன செய்யவேண்டும் )
2. ஷெட்யூல் ( எப்போது செய்ய வேண்டும் )
3. காஸ்ட் ( எவ்வளவு செலவு செய்யலாம் ? )
இந்த மூன்று விஷயங்களும் ஒன்றை ஒன்று இறுக்கமாகப் பற்றிக் கொண்டிருப்பவை. ஒன்றை மாற்றினால் மற்ற விஷயங்களும் மாறும்
உதாரணமாக, ஆயிரம் சதுர அடியில் ஒரு வீடு கட்டவேண்டும். அதை ஆறு மாத காலத்தில் கட்டி முடிக்க வேண்டும். செலவு ஐம்பது இலட்சத்துக்குள் இருக்க வேண்டும். என்பது இந்த மூன்று அம்சங்கள் என வைத்துக் கொள்வோம்
இதன் ஸ்கோப்பான ஆயிரம் அடி என்பது, ஆயிரத்து ஐநூறு அடியாக மாறினால் அதை அடியொற்றி கட்டி முடிக்கும் காலமும் அதிகமாகும், செலவும் அதிகமாகும். அதே போல, ஆறு மாத காலத்தை மூன்று காலமாக மாற்றினால் அதிக ஆட்களைப் போடவேண்டியிருக்கலாம்செலவு மாறும். ஒருவேளை ஐம்பது இலட்சம் என்பதை நாற்பதாக மாற்றினால் பிளானில் சில மாற்றங்கள் தேவைப்படும். ஒருவேளை ஐந்து மாதத்தில் கட்டி முடிக்கப்படலாம். ஆயிரம் அடி வீடு என்பது எண்ணூறாகச் சுருங்கலாம். இப்படி ஏதோ ஒன்று
ஒன்றோடொன்று பின்னிப்பிணைந்திருப்பதால் இந்த மூன்று விஷயங்களையும் டிரிப்பில் கன்ஸ்ட்ரையின்ட் என்பார்கள். இதோடு இன்னொரு விஷயத்தையும் இணைக்கலாம். அது தான்தரம்“. இந்த தரத்தின் அடிப்படையில் காலம், செலவு எல்லாமே மாறலாம். எனவே தான் நிறுவனங்களெல்லாம் கனவு காணும் விஷயம் என்னவென்றால், ” தரமான பொருள், சரியான நேரத்தில், சரியான செலவில் உருவாக்கப்படவேண்டும்என்பதே

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.