புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் – 3

புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் 3

திட்டமிடுதல் ! எந்த ஒரு வேலைக்கும் திட்டமிடுதல் என்பது மிக மிக முக்கியமானது. சரியாகத் திட்டமிடாத பணிகள் மிக எளிதில் தோல்வியை அடையும். நிறுவனங்களின் வெற்றிகளையும் தோல்விகளையும் நிர்ணயிப்பதில் இவற்றுக்கு பெரும் பங்கு உண்டு.

இந்த திட்டமிடுதலில் உள்ள ஒரு டாப் டென் விஷயங்களைப் பார்ப்போம்.

முதலில் ஒரு புராஜக்டைத் துவங்கும் முன், “இந்த புராஜக்டை ஏன் துவங்குகிறோம்” எனும் கேள்வியை நாம் கேட்க வேண்டும். சரியான காரணங்கள் இல்லாமல் ஒரு புராஜக்டை ஏனோ தானோ என தொடங்கவே கூடாது என்பது பாலபாடம்.

இரண்டாவது இந்த புராஜக்ட் மூலம் எதை அடையப்போகிறோம் ? என்ன உருவாக்கப் போகிறோம் போன்றவற்றில் நல்ல தெளிவு இருக்க வேண்டும். இலக்கற்ற பயணங்கள் வெற்றி பெறுவதில்லை.

மூன்றாவதாக என்னென்ன தடைகளை நாம் எதிர்கொள்ள வேண்டியிருக்கும் போன்றவற்றைக் குறித்த ஒரு அடிப்படைப் புரிதலும், தெளிவும் இருக்க வேண்டும்.

நான்காவதாக, இந்த புராஜக்டைச் செய்வதற்கு என்னென்ன அனுமானங்கள் (Assumptions) நாம் செய்யப்போகிறோம். எவற்றையெல்லாம் ஊகிக்கிறோம் ? போன்ற விஷயங்களைப் பட்டியலிட வேண்டும்.

ஐந்தாவதாக, என்னென்ன வேலைகள் இந்த புராஜக்டில் இருக்கும் என்பதைப் குறித்த ஒரு உயர்மட்ட புரிதல் இருக்க வேண்டும். அவற்றைக் குறித்துக் கொள்ள வேண்டும்.

ஆறாவதாக, ஒரு புராஜக்டில் யாரெல்லாம் ஈடுபடப் போகிறார்கள் ? யாருடைய கருத்துகளையெல்லாம் நாம் கேட்கப்போகிறோம், இந்த புராஜக்ட் எவர்மூலமாக எல்லாம் மாற்றங்களைச் சந்திக்கலாம் எனும் பட்டியலை உருவாக்க வேண்டும். அவர்களுடைய பெயர், என்ன பொறுப்பு போன்றவற்றையெல்லாம் பதிவு செய்ய வேண்டும்.

ஏழாவதாக, கம்யூனிகேஷன், அதாவது தொடர்பாடலுக்கு தேவையான திட்டங்களை வகுக்க வேண்டும். புராஜக்ட் தொடர்புடைய அனைவருக்கும் புராஜக்டின் நிலையை குறிப்பிட்ட இடைவெளியில் பகிர்ந்து கொண்டே இருப்பது முக்கியமான அம்சம்.

எட்டாவதாக, புராஜக்டின் தரத்தை எப்படி நிர்ணயிப்பது, சோதித்தறிவது போன்ற தரம் சார்ந்த விஷயங்களுக்கான ஒரு பிளான் தயாரிக்க வேண்டும். என்னதான் மாஞ்சு மாஞ்சு புராஜக்ட் பண்ணினாலும் உருவாகும் பொருள் தரமற்றதாய் இருந்தால் அதனால் எந்த பயனும் இல்லை என்பது நாம் அறிந்ததே.

ஒன்பதாவதாக, புராஜக்ட் ஷெட்யூல் எனப்படும் கால அளவு குறித்த திட்ட வரைவு. புராஜக்டின் முக்கியமான மைல்கற்கள் எவை, எந்த பணிகளையெல்லாம் எப்போது செய்யவேண்டும். எதையெல்லாம் ஒன்றன் பின் ஒன்றாகச் செய்ய வேண்டும் ? எதையெல்லாம் ஒரே நேரத்தில் செய்யலாம் என பல விஷயங்களை இந்த திட்டவரையில் கொண்டு வர வேண்டும்.

பத்தாவதாக, ரிஸ்க்கை எப்படி கையாள்வது எனும் ஒரு திட்டம் வேண்டும். அதற்கு என்னென்ன ரிஸ்க்கள் வரலாம் என்பதைப்பற்றிய ஒரு புரிதல் வேண்டும். தீவிரமான டிஸ்கஷன்கள் மூலமாகவும், சாதக பாதக அலசல்கள் மூலமாகவும் இந்த ரிஸ்க் லிஸ்டை உருவாக்க முடியும்.

மிக மிக எளிமையாக திட்டமிடுதலில் இருக்கக் கூடிய அம்சங்களாக இவற்றைக் குறிப்பிடலாம். ஆனால் இவை ஒவ்வொன்றுமே கிளைகளை விரித்து ஆலமரமாக பரவக் கூடியது. அது புராஜக்டின் தன்மை, அதன் கால அளவு, அதன் முக்கியத்துவம் என பல விஷயங்கள் சம்பந்தப்பட்டது என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

சின்ன புராஜக்ட் என்றால் ஒரு நாலு பக்கத்தில் இந்த விஷயங்களை அடக்கி விடலாம். ஒருவேளை மிகப்பெரிய புராஜக்ட் எனில் பல நூறு பக்கங்களுக்கு இந்த விஷயங்கள் நீளும்.

மிகத் தெளிவாக, நேர்த்தியாக எல்லாவற்றையும் பதிவு செய்ய வேண்டியது மிக மிக அவசியம். இதில் தவற விடுகின்ற தகவல்கள் புராஜக்டின் பாதையில் மிகப்பெரிய தலைவலியை உருவாக்கி விடக் கூடும்.

எந்த அளவுக்கு தெளிவாக, விரிவாக, நேர்த்தியாக திட்டமிடுகிறீர்களோ அந்த அளவுக்கு உங்களுடைய புராஜக்ட் வெற்றியடையும். எனவே இந்த நிலையில் பணி செய்பவர்கள் அனைவருமே தங்களுடைய முழுமையான அர்ப்பணிப்புடன் வேலை செய்ய வேண்டியது அவசியம்.

‘இதையெல்லாம் என்ன பிளான் பண்ண வேண்டியிருக்கு, நாம பண்ணாததா ? ” எனும் மிதப்புடம் பல புராஜக்ட்கள் ஆரம்பிப்பதுண்டு. ஆனால் பின்னர் அவை மிகப்பெரிய தடைக்கல்லாக மாறி, “ஒழுங்கா பிளான் பண்ணியிருக்கலாம்” என புலம்ப வைக்கும். தேவையற்ற செலவை இழுத்து வைக்கும், பலருடைய உழைப்பை வீணடிக்கும், நிறுவனத்தின் பெயரைக் கெடுத்து நடுவழியில் நிறுத்தும். எனவே இந்த கட்டத்தில் உதாசீனம் கூடவே கூடாது.

சரி எல்லாருமா சேர்ந்து அலசி ஆராய்ந்து மூளையைக் கசக்கி ஒரு பிளான் போட்டாச்சு. இனி என்ன பண்ணணும் ? முதலில் இந்த புராஜக்ட் சம்பந்தப்பட்ட குழுக்களின் ஒப்புதலைப் பெறவேண்டும். சில விஷயங்களை நாம் தவறாகப் புரிந்து கொண்டிருக்கலாம் அவற்றை தொடக்கத்திலேயே சரி செய்யவும், திருத்தி எழுதவும் இந்த ஒப்புதல் உதவும்.

இதில் நாம் பார்த்த விஷயங்களில் சிலவற்றை கொஞ்சம் விரிவாகப் பார்க்கலாம். பயப்படாதீர்கள், ரொம்ப விரிவாகப் பார்க்கப் போவதில்லை. சற்றே விரிவாக, ஆனால் எளிமையாக.

ஒரு புராஜக்ட்டின் முக்கியமான தேவைகளில் ஒன்று “என்ன செய்யப் போகிறோம்” எனும் கேள்வி. அதை புராஜக்ட் மொழியில் ஸ்கோப் என்பார்கள். இந்த புராஜக்டோட ஸ்கோப் என்ன எனும் கேள்வி சர்வ நிச்சயம். அதை பதிவு செய்து வைக்கும் கோப்பினை “ஸ்கோப் ஸ்டேட்மென்ட்” உதவும்( Scope Statement ) என்பார்கள்.

இதில், முதலில் ஏன் இந்த புராஜக்ட் வேண்டும் என்பதை நியாயப்படுத்தும் காரணங்களைப் பட்டியலிட வேண்டும். என்னென்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைப் பட்டியலிட வேண்டும். ஏன் என்பதற்கு பல காரணங்கள் இருக்கலாம். ‘நிறுவனத்திற்கு அதிக லாபம் வருகின்ற’ விஷயமாய் இருக்கலாம். ‘நிறுவனத்தோட பெயரை பல இடங்களில் கொண்டு சேர்க்கின்ற’ விஷயமாய் இருக்கலாம். அல்லது நிறுவனத்தின் கனவு புராஜக்டாக இருக்கலாம். எதுவானாலும் பரவாயில்லை, ஆனால் ஒரு வலுவான ஏற்கக்கூடிய காரணம் இருக்க வேண்டும்.

இந்த புராஜக்ட் தரப்போகிற புராடக்ட் என்ன ? அல்லது சேவை என்ன ? போன்றவற்றைப் பட்டியலிட வேண்டும். பரிசோதனை முயற்சிகளாய் எந்த புராஜக்ட்களும் அமையக் கூடாது. அவற்றை ரிசர்ச் அன்ட் டெவலப்மென்ட் சென்டர்களில் வேண்டுமானால் வைத்துக் கொள்ளலாம்.

புராஜக்ட் தரப்போகும் புராடக்ட் அல்லது சேவையை டெலிவரபிள்ஸ் என்பார்கள். இந்த டெலிவரபிளில் என்னென்ன அம்சங்கள் இருக்க வேண்டும் என்பதையும் பட்டியலிட வேண்டும். உதாரணமாக‌ ஒரு புது மாடல் கார் என்பது டெலிவரபிள் என்றால் அதில் என்னென்ன அம்சங்கள் இருக்கும் என்பவையும் அதில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.

இவையெல்லாம் இருந்தால் தான் ஒத்துக் கொள்ள முடியும். இல்லாவிட்டால் முடியாது. என ஒரு பட்டியல் இருக்கும் இல்லையா ? அதை ‘அக்சப்டன்ஸ் கிரைடீரியா'( Acceptance criteria ) என்பார்கள். ஏற்றுக் கொள்ளத் தேவையான அடிப்படை விஷயங்கள் என்று புரிந்து கொள்ளலாம்.

இந்த ஸ்கோப் விஷயத்தில் ஒரு முக்கியமான விஷயத்தை கடைபிடிக்க வேண்டும். எந்த ஒரு புராடக்டை உருவாக்கும் போதும் பலரும் அவர்களுடைய ஐடியாக்களைக் கொட்டுவார்கள். அவற்றையெல்லாம் கேட்டு, அலசி, ஆராய்ந்து தேவையானதை மட்டும் பிரித்தெடுக்க வேண்டும். எல்லாவற்றையும் ஏற்றுக் கொள்வது இயலாத காரியம். அதே போல தனிப்பட்ட விஷயங்களுக்காக எதையும் விட்டு விடவும் கூடாது. நிறுவனத்தின் நோக்கம் இலக்கு ஆகிவற்றின் அடிப்படையில் இதை அணுக வேண்டும்.

இதற்கு ஒரு சின்ன வழிமுறை உண்டு. விவாதிக்கப்படுகின்ற அம்சங்களையெல்லாம் மூன்று பிரிவின் கீழ் எழுதி வைக்க வேண்டும்.

1. தவிர்க்கவே கூடாத விஷயங்கள். உதாரணமாக எஞ்சின் இல்லாம காரை உருவாக்கவே முடியாது. அது தவிர்க்க முடியாத அம்சம்.

2. முக்கியமான விஷயங்கள். இது காரில் வைக்கின்ற மியூசிக் சிஸ்டம் போல. அது இல்லாமலும் கார் ஓடும், ஆனாலும் கார் விற்பனையாக வேண்டுமென்றால் மியூசிக் சிஸ்டம் அவசியம்.

3. இருந்தால் நல்லா இருக்கும் எனும் விஷயங்கள். உதாரணமாக ஆட்டோமெடிக் வைப்பர், அல்லது ஒரு குரூஸ் கன்ட்ரோல் போன்றவை. இவையெல்லாம் வசீகர அம்சங்கள்.

இந்த தலைப்பின் கீழ் பட்டியல் தயாரானால் எதையெல்லாம் “ஸ்கோப்பில்” நுழைக்கலாம் என்பதை எளிதாய் முடிவு செய்ய முடியும்.

( தொடரும் )

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.