புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் 4
எந்த ஒரு புராஜக்ட்டும் வெற்றிகரமாக இயங்க மிக முக்கியமான தேவை மனிதவளம் (Human Resource ). சரியான நபர்களை, சரியான நேரத்தில், சரியான இடத்தில் இணைத்துக் கொள்வது ஒரு புராஜக்டின் வெற்றிக்கு மிக முக்கியமான தேவை. கேட்பதற்கு எளிதாகத் தோன்றினாலும் மிக கடினமான வேலை இது என்பதில் மாற்றுக்கருத்து இல்லை.
சில முக்கியமான குழுக்களையோ, நபர்களையோ துவக்கத்திலேயே ஈடுபடுத்தவில்லையேல் மிக முக்கியமான தகவல்கள் ஒருவேளை கிடைக்காமல் போகலாம். ஒருவேளை பாதி கிணறு தாண்டிய கட்டத்தில் நீங்கள் லீகல் குழுவை இணைத்தீர்கள் என வைத்துக் கொள்ளுங்கள். அவர்கள் உங்களிடம், “ஏம்பா இந்த புராஜக்டை பண்றீங்க ? இதையெல்லாம் அப்ரூவ் பண்ண மாட்டோம்ன்னு அரசு விதிமுறை போட்டிருக்கு தெரியாதா ? ” என ஒரு குண்டைத் தூக்கிப் போட்டால் திருதிருவென விழிப்பதைத் தவிர வேறு வழியில்லை.
அதனால் தான் ஒரு புராஜக்ட் துவங்கும் முன்பே பிஸினஸ் குழு, ஆபரேஷன்ஸ் குழு, தொழில்நுட்பக் குழு, சேல்ஸ் அன்ட் மார்கெட்டிங் குழு, மேனேஜ்மென்ட் குழு, ரிசர்ச் குழு என யாரெல்லாம் அதோடு சம்பந்தப்படுவார்களோ அவர்கள் அனைவரையும் இணைக்க வேண்டியது அவசியம்.
ஆனால் எல்லோரையும் ஒரே நேரத்தில் ஆலோசிக்க வேண்டும் எனும் கட்டாயமும் இல்லை. எப்போது யாரை கலந்தாலோசிக்க வேண்டும் என்பதை புராஜக்டின் தன்மைக்கு ஏற்ப முடிவு செய்து கொள்ளலாம். அதை கவனமுடன் செய்யும் பணியை புராஜக்ட் மேனேஜர் செய்ய வேண்டும்.
சரி, புராஜக்டோடு சம்பந்தப்படும் நபர்களை மூன்று பிரிவாகப் பிரிக்கலாம்.
1. குழு உறுப்பினர்கள். ( டீம் மெம்பர்ஸ் ) இவர்கள் தான் இந்த புராஜக்டை உருவாக்கப் போகின்றவர்கள். இவர்களுக்கு முழுமையான தொழில்நுட்ப விஷயங்கள் அனைத்தும் தெரிய வேண்டும். இது மைய டீம். மிக மிக முக்கியமான டீம்.
2. பங்குதாரர்கள். ( ஸ்டேக்ஹோல்டர்ஸ் ) பொதுவாக நாம் பங்குதாரர்கள் என்பதற்கு ஒரு பொருள் வைத்திருப்போம். இந்த பங்குதாரர்கள் என்பவர்கள் புராஜக்டோடு நெருங்கிய தொடர்புடையவர்கள் அவ்வளவு தான். இந்த குழுவில் டீம் மெம்பர்களும் வருவார்கள். ஆனால் இது கொஞ்சம் விரிந்து பரந்த குழு. யாரெல்லாம் இந்த புராஜக்டுக்கு பங்களிப்பைக் கொடுப்பார்களோ, அல்லது புராஜக்டின் தாக்கம் யாருக்கெல்லாம் இருக்குமோ இவர்களையெல்லாம் ஸ்டேக்ஹோல்டர் என்பார்கள்.
3. மூன்றாவது பிரிவு ‘அறிவிக்கப்பட வேண்டியவர்கள்’. இவர்கள் தெரிந்தோ தெரியாமலோ இந்த குழுவில் இருப்பார்கள். பெரும்பாலும் இவர்களால் புராஜக்டுக்கு எந்த தாக்கமும் இருக்காது. உதாரணமாக நிறுவம் ஒரு புது புராடக்டை வடிவமைத்தால் அது நிறுவனத்திலுள்ள எல்லோருக்கும் அது தெரிவிக்கப்படும். பெரும்பாலும் மின்னஞ்சல் மூலமாக இந்த அறிவித்தல் நடக்கும். அப்படி தெரிவிக்கப்படுபவர்கள் தான் இந்த மூன்றாவது பிரிவினர்.
ஒரு புராஜக்ட் சம்பந்தமான ஆட்களின் பட்டியலைத் தயாரிப்பது பெரிய வேலையல்ல என நினைத்தால் அந்த நினைப்பை கொஞ்சம் ஓரங்கட்டி வையுங்கள். சின்ன புராஜக்ட்களுக்கு வேண்டுமானால் அது எளிதாக இருக்கலாம். ஆனால் பெரிய புராஜக்ட்களைப் பொறுத்தவரை அது தான் தலையை சுற்ற வைக்கும் மிகப்பெரிய பணி. அதனால் தான் நிறுவனங்களில் அதற்கென தனி குழுவே வைத்திருப்பார்கள்.
எனவே யாரையும் தவற விடாமல் இந்த நபர்களின் பட்டியலை உருவாக்க வேண்டும். பொதுவாக இரண்டு விதமான பட்டியலை உருவாக்கலாம். பின்னர் இரண்டையும் இணைத்துக் கொள்ளலாம்.
1. நிறுவனத்துக்கு உள்ளே உள்ளவர்களின் பட்டியல்
2. நிறுவனத்துக்கு வெளியே உள்ளவர்களின் பட்டியல்
இந்த பட்டியலை உருவாக்கும் போது ‘டாப் டவுன் அப்ரோச்’ அதாவது மேல்மட்டத்தில் உள்ளவர்கள் தொடங்கி கீழ் மட்டம் உள்ளவர்கள் வரை படிப்படியாக ஆட்களை கண்டு கொள்வது பயனளிக்கும்.
1. உயர்மட்டக்குழு.இவர்கள் நிறுவனத்தின் ஒட்டு மொத்த வளர்ச்சிக்கும், முதலீடுகளுக்கும், முயற்சிகளுக்கும் பொறுப்பாளர்கள்.
2. புராஜக்டைத் துவங்கியவர்கள். இவர்கள் நிறுவனத்திலுள்ள ஏதோ ஒரு குழுவாகவோ, தனிநபராகவோ இருக்கலாம். கஸ்டமர் கம்ப்ளையன்ட், மார்க்கெட் டிமான்ட் அல்லது வேறு ஏதோ ஒன்று இந்த புதிய புராஜக்ட்டுக்கான விதையைப் போட்டிருக்கலாம்.
3. புராஜக்ட் மேனேஜர். மிக முக்கியமான நபர். இந்த புராஜக்டை தொடக்கம் முதல் முடிவு வரை இருந்து கவனித்து, வழிநடத்தப் போகும் நபர்.
4. பயனாளர்கள். இந்த புதிய தயாரிப்பைப் பயன்படுத்தப் போகும் நபர்கள். அவர்களுடைய தேவைகளும், எதிர்பார்ப்புகளும் பிரதான இடத்தைப் பிடிக்கும்.
5. புராஜக்ட் மெம்பர்ஸ். இவர்கள் தான் இந்த புராஜக்டை டெவலப் செய்யப் போகும் நபர்கள். இவர்களைத் தவிர்க்கவே முடியாது.
6. சப்போர்ட் குரூப்ஸ். இவர்கள் பெரும்பாலும் புராஜக்டின் தொழில்நுட்ப விஷயங்களில் ஈடுபட மாட்டார்கள். ஆனால் இவர்களுடைய பங்களிப்பும் நிச்சயம் தேவைப்படும். மனிதவளம், ஃபைனான்ஸ், கான்ட்ராக்ட் போன்ற குழுக்களை இதன் உதாரணமாகச் சொல்லலாம்.
7. சிறப்பு நபர்கள். சில சிறப்பு நபர்கள் புராஜக்டுக்குத் தேவைப்படுவார்கள். அவர்களுடைய அனுபவமோ, அவர்களுடைய தொழில்நுட்ப சிறப்புத் தன்மையோ புராஜக்டுக்குத் தேவைப்படும் அத்தகைய நபர்களைக் கண்டு கொள்ள வேண்டும்.
இப்படி குழு ரீதியாக, அல்லது நிறுவன தொழிலாளர்களின் படி நிலையில் ஆட்களை அலசத் துவங்கினால் யாரையும் தவற விடாமல் தேவையான நபர்களை பட்டியலிட முடியும்.
அதே போல நிறுவனத்துக்கு வெளியே உள்ள நபர்களை அடையாளம் காண்பதற்கும் இத்தகைய பட்டியலை உருவாக்கலாம். உதாரணமாக
1. கஸ்டமர்கள் / கிளையன்ட்கள் , இந்த புராடக்டை யாரெல்லாம் பயன்படுத்துவார்கள். அல்லது இந்த சேவையை யாரெல்லாம் பயன்படுத்துவார்கள் எனும் பட்டியல்
2. இணைந்து பயணிப்பவர்கள். பொதுவாக பெரிய புராஜக்ட்களை செயல்படுத்தும்போது வேறு நிறுவனங்களோடு கைகோர்த்திருப்போம். அவர்களுடைய பட்டியல் இது.
3. புராஜக்டுக்குத் தேவையான பொருட்களை யாரிடமிருந்து வாங்குகிடோம், அதை சப்ளை செய்வது யார், என்னென்ன ஒப்பந்தங்கள் போடவேண்டும் ? இவை சார்ந்த நபர்களின் பட்டியல்
4. அரசுத்துறை சார்ந்த அனுமதிகளுக்கு யாரை அணுகவேண்டும் போன்ற தகவல்கள்
5. நமது புராஜக்டோடு தொடர்பில் இருக்கக் கூடிய ஏதேனும் வெளி நபர்கள்.
6. கடைசியாக பொதுமக்களில் நமது தயாரிப்பு யாரிடம் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் எனும் ஹை லெவல் தகவல்.
இப்படி நிறுவனத்துக்கு உள்ளேயும் வெளியேயும் இருக்கின்ற புராஜக்ட்டில் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தக்கூடிய, அல்லது புராஜக்டால் தாக்கம் ஏற்படக் கூடிய மக்களின் பட்டியலை முதலில் உருவாக்க வேண்டும்.
அவர்களுடைய பெயர், பணி, பதவி, பொறுப்பு போன்றவற்றைப் பட்டியலிட வேண்டும்.
இந்த ஒட்டு மொத்த நபர்களின் பட்டியலை கடைசியில் மூன்று பிரிவுகளுக்குள் அடக்க வேண்டும் அது தான் மிக முக்கியம்.
1. இயக்குபவர்கள் ( டிரைவர்ஸ் )
2. துணைநிற்பவர்கள் ( சப்போர்ட்டர்ஸ் )
3. கவனிப்பவர்கள் ( அப்ஸர்வர்ஸ் )
இயக்குபவர்களால் தான் இந்த புராஜக்ட் துவங்கப்பட்டு, பயணித்துக் கொண்டிருக்கிறது. துணை நிற்பவர்கள் அதை உருவாக்கிக் கொண்டிருப்பவர்கள். கவனிப்பவர்கள் இந்த புராஜக்டினால் உருவாகும் பயன் என்ன என்பதை ஆர்வமுடன் கவனிக்கும் துறைத் தலைவர்கள் போன்றோர்.
புராஜக்டை தொடக்கம், தயாரிப்பு, உருவாக்குதல், முடிவு என நான்காகப் பிரிக்கலாம். இந்த இயக்குபவர்கள், துணைநிற்பவர்கள், கவனிப்பவர்கள் என எல்லோரையும் எல்லா கட்டத்திலும் ஒரே போல பயன்படுத்தவும் கூடாது. உதாரணமாக இயக்குபவர்களின் பங்களிப்பு முதல் கட்டத்தில் அதிகமாக இருக்கும் பின்னர் படிப்படியாய் குறையும், கடைசியில் மீண்டும் அதிக பங்களிப்பு இருக்கும். துணை நிற்பவர்கள் முதலில் குறைவாகவும் பின்னர் அதிகமாகவும் ஈடுபடுவார்கள். கவனிப்பவர்களை எல்லா கட்டங்களிலும் குறைவாகவே ஈடுபடுத்த வேண்டும். இப்படி பங்களிப்பை வகைப்படுத்த வேண்டும்.
இதில் ஒருவர் பணியில் மற்றவர் நுழையாதபடி கவனிக்க வேண்டும். அவரவர் பணி என்ன என்பதை அவரவர்க்குப் புரிய வைக்க வேண்டியது முக்கியமானது.
இந்த பட்டியல் ஒரே நேரத்தில் முடிவடைவதல்ல, புராஜக்டின் பாதையில் மாற்றங்களைச் சந்தித்துக் கொண்டே தான் இருக்கும். எனவே இதை அடிக்கடி சரிபார்த்துக் கொள்வது நல்லது. இந்த பணிக்காக ஸ்பெஷல் டெம்லேட்கள் உண்டு அவற்றைப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம்.
( தொடரும் )
