புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் 5

புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் 5

“பையத் தின்னால் பனையையும் தின்னலாம்” என்றொரு பழமொழி மலையாளக் கரையோரம் உண்டு. அதாவது மெதுவாக சின்னச் சின்னத் துண்டுகளாகத் தின்னத் தொடங்கினால் ஒரு மிகப்பெரிய பனை மரத்தைக் கூட தின்று விடலாம் என்பது தான் அதன் பொருள்.

என்ன விளையாடறீங்களா ? இவ்ளோ பெரிய வேலையை எப்படி முடிப்பது என மலைப்பவர்களுக்காகச் சொல்லப்படுகின்ற பழமொழி இது. என்ன வேலையோ அதை சிறு சிறு பகுதிகளாகப் பிரி. ஒவ்வொன்றாய் செய்ய ஆரம்பி. விரைவிலேயே அது முடிந்து விடும். என்பது தான் இதன் சாராம்சம்.

புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்ட் மொழியில் இதை வொர்க் ப்ரேக்டவுன் (Work Break down ) என்பார்கள். ஒரு வேலையை சின்னச் சின்னதாக உடைப்பது. ஒரு பெரிய பாறையை சின்னச் சின்ன சல்லிகளாக மாற்றுவதைப் போல.

ஒரு பெரிய புராஜக்டை சின்னச் சின்ன பகுதிகளாகப் பிரித்தபின் ஒவ்வொரு பகுதியையும் ஒவ்வொருவர் அல்லது ஒரு குழு பார்த்துக் கொள்ளலாம். சில பகுதிகளை ஒரே நேரத்தில் செய்யலாம், சிலவற்றை ஒன்றன் பின் ஒன்றாகத் தான் செய்ய முடியும்.

இப்படி பிரிக்கும் போது இரண்டு விஷயங்களைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

1. 100% வேலையையும் பிரிக்க வேண்டும். எதையும் விட்டு விடக் கூடாது.
2. 100% வேலை தான் இருக்க வேண்டும். எதையும் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட தடவைகள் செய்யக் கூடாது. இந்த இண்டு விஷயங்களும் அடிப்படை.

முதலில் எதை உருவாக்கப் போகிறோம் என்பதைப் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். உதாரணமாக ஒரு கார் உண்டாக்குவது என வைத்துக் கொள்வோம்.
பின்னர் அதை சின்னச் சின்ன பகுதிகளாகப் பிரிக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு பகுதியும் ஏதோ ஒரு தயாரிப்பைத் தருவதாக இருக்க வேண்டும். டயர், கண்ணாடி, எஞ்சின் இப்படி ஏதோ ஒன்று. கண்ணாடியின் பாதி ஒரு வேலை, மீதி இன்னொரு வேலை என பிரிக்கக் கூடாது.

தனித் தனியே செய்கின்ற வேலைகளெல்லாம் இணைக்கக் கூடிய வகையில் இருக்க வேண்டும்.
ஒவ்வொரு வேலைக்கும் எவ்வளவு நேரம் ஆகும் என்பதைக் குறித்த ஒரு மதிப்பீடு உருவாக்க வேண்டும். போன்ற விஷயங்களையெல்லாம் மனதில் கொள்ள வேண்டும்.

புராஜக்டை பல விதங்களில் பிரிக்கலாம். உடைக்கலாம்.

1. தயாரிப்பு பாகங்கள். ஒரு தயாரிப்பின் பாகங்களை ஒவ்வொன்றாகத் தயாரிப்பதை ஒவ்வொரு சின்னச் சின்ன பிரிவுகளாகக் கொள்ளலாம்.

2. ஒவ்வொரு செயல்களை ஒவ்வொரு பாகமாக உருவாக்கலாம்.

3. பணியின் ஒவ்வொரு கட்டத்தையும் ஒவ்வொரு பாகமாகப் பிரிக்கலாம். தொடக்கம், தயாரிப்பு, கட்டுமானம்,… இப்படி.

4. பணி நடக்கும் இடங்களின் அடிப்படையில் புராஜக்டை பல விதங்களில் பிரிக்கலாம்.

5. புராஜக்டில் இணைந்துள்ள குழுக்களின் அடிப்படையிலும் புராஜக்டைப் பிரிக்கலாம்.

இந்த விதங்களில் உங்கள் புராஜக்டுக்கு செட் ஆகும் ஏதோ ஒன்றை மட்டும் தேர்ந்தெடுத்து அதற்குத் தக்கபடி புராஜக்டை பிரிக்க வேண்டும். சின்னச் சின்னப் பணிகளாக அழகாய் கட்டமைக்க வேண்டும். இரண்டு மூன்று வகைகளில் ஒரு புராஜக்டை உடைக்கக் கூடாது என்பது பாலபாடம். எது வேண்டும் என்பதை நன்றாக யோசித்துத் தீர்மானம் எடுக்கலாம்.

அப்படி தீர்மானம் எடுக்கும் போது சில விஷயங்களை மனதில் அசைபோடவேண்டும். குறிப்பாக, இந்த வகையில் பிரித்தால் அதற்கேற்ப ஆட்களை நியமிக்க முடியுமா, முக்கியமான மைல் கற்களை குறிப்பிட முடியுமா ? சரியான காலத்தில் வேலையை முடிக்க வேண்டுமா ? இப்படி.

பொதுவாக வர்க் பிரேக்டவுன் செய்யும் போது சில அடிப்படை விஷயங்கள் அலசப்படும்.

1. இதே போன்ற ஏதேனும் ஒரு புராஜக்ட் இதற்கு முன் செய்திருக்கிறோமா ? அப்படியெனில் அந்த திட்டவரைவு, அதில் கற்றுக் கொண்ட பாடங்கள் எல்லாவற்றையும் பயன்படுத்தி புதிய பிரேக்டவுன் திட்டத்தை உருவாக்க முடியுமா ? என்பதைப் பார்க்க வேண்டும்.

2. இந்த புராஜக்டை எந்த வகையில் பிரிப்பது பயனளிக்கும் ? இதை மேலிருந்து கீழாக பிரிக்கும் டாப்‍ – டவுன் அப்ரோச் (top down approach ) பயனளிக்குமா ? அல்லது கீழிலிருந்து மேலாக பணிகளைப் பிரிக்கும் பாட்டம் – அப் ( Bottom up ) அப்ரோச் பயனளிக்குமா என்பதைப் பார்க்க வேண்டும்.

3. ஒருவேளை புராஜக்ட் பற்றிய முழுமையான புரிதல் இல்லாவிட்டால் குழுவாக உட்கார்ந்து அலசுகின்ற ‘பிரெயின் ஸ்டாமிங்’ மூலமாக பிரேக்டவுன் கட்டமைப்பை உருவாக்கலாம்.

இரண்டு மூன்று விதமான சிந்தனைகள் நிறுவனத்துக்கு இருந்தால் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பிரேக்டவுன் உருவாக்கலாம். ஆனால் புராஜக்ட் துவங்கும்போது ஒரே ஒரு பிரேக்டவுன் அமைப்பைத் தான் பயன்படுத்த வேண்டும் என்பது கட்டாயம். மற்றவற்றை விட்டு விட வேண்டும்.

பிரேக்டவுன் அமைப்பு சின்ன புராஜக்ட்களுக்கு மிக எளிதாக இருக்கும். ஆனால் பெரிய புராஜக்ட்களுக்கு இவை மிக மிகக் கடினமானதாக இருக்கும்.
சிறு சிறு பணிகளெல்லாம் எப்படி இணைக்கப்படும் என்பதைக் குறித்த மிகத் தெளிவான புரிதலும் பார்வையும் அவசியம்.

இந்த வேலையை சிறிது சிறிதாய் உடைக்கும் ‘வர்க் பிரேக்டவுன்’ அமைப்பை உருவாக்க பல வழிகள் உண்டு. அதில் ஒன்று ‘பபிள் சார்ட்’ முறை. குமிழி அமைப்பு என வைத்துக் கொள்ளலாம். முதலில் ஒரு குமிழியில் முக்கியமான ஒரு பணியை எழுத வேண்டும். அதை 1. என குறிக்க வேண்டும். பின் அதன் கீழே வருகின்ற ஒரு பணியை இன்னொரு குமிழியில் போட்டு அதில் 1.1 என குறிக்க வேண்டும். அதற்கும் கீழே வருகின்ற பணி இருந்தால் 1.1.1 என போட்டு இன்னொரு குமிழியைப் போட்டு இணைக்க வேண்டும். இப்படித் தொடர்ந்து செய்யும் போது ஒட்டு மொத்த பணிகளும் அதற்குள் அடங்கிவிடும்.

பெரும்பாலும் இந்த பபிள் சார்ட்டானது ‘பிரெயின் ஸ்டாமிங்’ செய்யும் போது தான் உருவாகும். இது ஒரு எளிமையான வழி.

இப்படி ஏதோ ஒரு வகையில் உருவாக்கப்படும் பிரேக்டவுன் அமைப்பில் தான் ஒரு புராஜக்டின் வெற்றியே அடங்கியிருக்கிறது என்பதை உணரவேண்டும். எனவே அதை எவ்வளவு தூரம் பக்காவாக மாற்ற முடியும் என்பதை அலசவேண்டும். அதற்காக சில வழிமுறைகளைக் கையாளவேண்டும்.

புராஜக்டில் வேலை செய்யப் போகின்ற நபர்களை அழைத்து அவர்களிடம் இந்த திட்டத்தை கொடுத்து ரிவ்யூ பண்ணச் சொல்லலாம். அவர்களுடைய பார்வையில் விடுபட்டிருக்கின்ற வேலைகளை சேர்த்துக் கொள்ள வசதியாக இருக்கும்.

இதே போன்ற பழைய புராஜக்ட்கள் ஏதேனும் இருந்தால் அதிலுள்ள பணிகளோடு இந்த பணிகளின் பட்டியலையும் ஒப்பிட்டுப் பார்த்து ஏதேனும் இடைவெளி இருந்தால் அவற்றை இட்டு நிரப்பலாம்.

புதிய ஐடியாக்களுக்காக, இணைப்புகளுக்காக இந்த வர்க் பிரேக்டவுன் அமைப்பை தயாராக வைத்திருக்க வேண்டும். விடுபட்டவற்றை துவக்கத்திலேயே கண்டறிந்து இணைக்க வேண்டும்.

சில விஷயங்கள் எப்படிப் போகும் என்பதைப் பற்றிய தெளிவு நமக்கு இருக்காது. அப்படிப்பட்ட இடங்களில் சில அனுமானங்கள் தவிர்க்க முடியாது. அவற்றை சரியாக எடுக்க வேண்டும். குறிப்பாக அந்தத் துறையில் அனுபவமுடையவர்களைக் கொண்டு அத்தகைய அனுமானங்களை எடுப்பது அதிக பயனளிக்கும்.

அதே போல புராஜக்ட்டிற்கு நேரிடப்போகும் ரிஸ்க் (ஆபத்து) களைக் குறித்த ஒரு மேலோட்டமான கணிப்பு நிச்சயம் இருக்க வேண்டும். சில விஷயங்கள் நடக்கும் என்பது நமக்குத் தெரியும். அதை நாம் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். உதாரணமாக மின்வெட்டு, உறுப்பினர்களின் விடுமுறைகள், தொழில்நுட்ப அறிவு போன்றவற்றைச் சொல்லலாம். சில விஷயங்கள் நடக்கும் என்பதைக் கணிக்க முடியாது. ஒரு மிகப்பெரிய வெள்ளப்பெருக்கு, ஒரு நிலநடுக்கம் போன்ற எதுவாகவும் இருக்கலாம்.

இத்தகைய ரிஸ்க்களை கண்டுபிடித்தால் மட்டும் போதாது. இப்படி ஒரு சவால் வந்தால் அதை எப்படி எதிர்கொள்வது என்பதையும் ஆலோசித்து வைக்க வேண்டும். உதாரணமாக மின் தடை வருமென கணித்தால் ஜெனரேட்டர் தயாராக்கி வைக்கலாம். வெள்ளப்பெருக்கு வரும் என நினைத்தால் பணியை பல இடங்களிலிருந்து செய்ய முடியுமா என யோசிக்கலாம், இப்படி.

இதற்காக நல்ல டெம்ளேட்களை பயன்படுத்தலாம். பல இலவச டெம்ப்ளேட்கள் இணையத்திலேயே கிடைக்கின்றன. இதிலுள்ள பணிகளெல்லாம் ஒரு குறிப்பிட்ட வரிசையில் இருக்க வேண்டும் என்பதும் கட்டாயமில்லை. புராஜக்டின் தேவைக்கேற்ப அந்த வரிசைகளை அமைத்துக் கொள்ளலாம்.

( தொடரும் )

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.