புராஜக்ட் மேனேஜ்மெண்ட் 11 :

11

உன்னால் முடியும் தம்பி…

ஒரு புராஜக்டின் வெற்றிக்கு மிக முக்கியமான அம்சம் பணியாளர்கள் என்பதை நாம் ஏற்கனவே பார்த்தோம். அந்தப் பணியாளர்களை எப்படி வகை பிரிப்பது, எப்படி வேலை வாங்குவது என்பதெல்லாம் ஒரு கலை. புராஜக்ட் மேனேஜ்மென்டின் மிக முக்கியமான பணிகளில் இதுவும் ஒன்று.

நம்மிடம் யாரெல்லாம் இருக்கிறார்கள் ? அவர்களுக்கு என்னென்ன வேலைகள் கொடுக்கலாம் என சிந்திப்பது சரியான வழியல்ல. ஒரு புராஜக்டிற்கு என்னென்ன வேலைகள் இருக்கின்றன ? அதற்கு எப்படிப்பட்ட நபர்கள் தேவைப்படும் என சிந்திப்பதே சரியான வழியாகும்.

புராஜக்டில் பணிபுரியும் எல்லா நபர்களுக்கும் அவர்கள் என்ன செய்யப் போகிறார்கள் என்பதைக் குறித்த தெளிவு இருக்கவேண்டும். ஒவ்வொரு வேலையிலும் பணியாளர்களின் நிலை என்ன என்பதை மூன்று பெரிய பிரிவுகளின் கீழ் வகைப்படுத்தலாம்.

1 அதாரிட்டி ( அதிகாரம் ). யாருக்கு புராஜக்டில் அதிகாரம் இருக்கிறது. அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட பணியில் யாருக்குஅதிகாரம் இருக்கிறது என்பதை இது குறிப்பிடுகிறது.

2. ரெஸ்பான்சிபிலிடி ( கடமை ). ஒரு வேலையை முடித்துக் கொடுக்க வேண்டும் எனும் கடமை யாருக்கு இருக்கிறது என்பதை இது குறிப்பிடுகிறது.

3. அக்கவுன்டபிலிடி ( பொறுப்பு ). வேலையைச் சரியாக முடிக்காவிட்டால் அதன் பழியும், வேலை சரியாக முடிந்துவிட்டால் அதன் பாராட்டும் யாருக்கும் கிடைக்கும் என்பதை இது குறிப்பிடுகிறது.

இப்படி மூன்று பெரும் பிரிவுகளை மனதில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள். இப்போது ஒவ்வொரு பணிக்கும் தேர்ந்தெடுக்கப்படும் நபர்களுக்கு இதில் எது பொருந்தும் என்பதைப் பார்க்கவேண்டும்.

உதாரணமாக ஒரு வீடு கட்டும் புராஜக்ட் இருக்கிறது என வைத்துக் கொள்ளுங்கள். அதற்கான செலவு எவ்வளவு என்பதை நிர்ணயம் செய்வதும், அதிகமாகச் செலவு செய்யலாமா என்பதை முடிவெடுப்பதும், வீட்டை இன்னும் கொஞ்சம் பெரிதாகக் கட்டலாமா எனும் மாற்றங்களை செய்வதும் உரிமையாளருக்கு மட்டுமே இருக்கும். அவர் தான் அதாரிடி பர்சன். அவருடைய அனுமதியில்லாமல் அந்த பணிகளை இன்னொரு நபர் எடுத்துக் கொள்ள முடியாது, அல்லது எடுத்துக் கொள்ளக் கூடாது.

இரண்டாவது ரெஸ்பான்சிபிலிடி என்பதை பணியாளர்களோடு இணைக்கலாம். ஒழுங்காகக் கட்டிடத்தைக் கட்டி முடிக்க வேண்டியது கொத்தனார், எலக்ட்ரீஷியன், பிளம்பர் போன்ற அனைத்து பணியாளர்களுக்கும் உரிய கடமை. ஒவ்வொருவருக்கும் அவரவர் ஏரியாவில் ரெஸ்பான்சிபிலிடி எடுத்துக் கொள்வார்கள்.

மூன்றாவதான அக்கவுன்டபிலிட்டியை மேற்பார்வையாளருக்குக் கொடுக்கலாம். ஒரு வீடு சரியாக அமைந்தால் முதல் பாராட்டைப் பெறுவது அதன் மேற்பார்வையாளர் தான். அதே போல வீடு சரியான நேரத்தில் முடியாமல், சரியான பட்ஜெட்டில் முடியாமல் இருந்தால் அதன் பழியைச் சுமக்க வேண்டியதும் இந்த நிர்வாகி தான்.

இது ஒரு எளிய உதாரணம். ஒவ்வொரு புராஜக்டிலும் பல்வேறு பணிகள் இருக்கும். ஒவ்வொரு பணிக்கும் சிலர் அக்கவுண்டபிளாக, அதே பணிக்கு வேறொருவர் ரெஸ்பான்சிபிளாக, இன்னொருவர் அதிகாரமுடையவராக இருப்பார்.

இந்த பணிகள் பெரும்பாலும் ஒருவரிடமிருந்து ஒருவருக்கு மாறிக் கொண்டே இருக்கும். அதை டெலிகேஷன் என்பார்கள். உதாரணமாக “போய் மீனு வாங்கிட்டு வாங்க” என மனைவி கூடையை நம்மிடம் கொடுத்து விரட்டுகிறார் என வைத்துக் கொள்வோம். மீனை ஒழுங்காகப் பார்த்து வாங்க நமக்குத் தெரியாது. நாம் அடுத்த வீட்டு அம்மாவிடமோ, அல்லது மீன்வாங்குவதில் பழக்கமுள்ள நண்பரிடமோ அந்த வேலையை ஒப்படைப்போம். அவர்கள் வாங்கித் தருவதை மனைவியிடம் ஒப்படைப்போம்.

இதில் கவனிக்க வேண்டிய விஷயம் என்னவென்றால், மீன் சரியாக வாங்கவில்லையேல் பழி உங்களைத் தான் சேரும். நீங்கள் வேலையை செய்ய கண்டுபிடித்த அந்த பிரதிநிதிக்கு அல்ல ! நல்ல மீன் வாங்கினா பாராட்டும் உங்களுக்குக் கிடைக்கும். அதாவது, வேலையை வேறொருவருக்குக் கொடுத்தாலும் ‘என்ன வாங்க வேண்டும்’ ‘எப்படிப்பட்ட மீன் வாங்க வேண்டும்’, ‘எத்தனை ரூபாய்க்கு வாங்கவேண்டும்’ போன்ற அனைத்து விஷயங்களையும் மிகத் தெளிவாக அடுத்த நபரிடம் சொல்ல வேண்டிய கடமை உங்களுக்கு உண்டு. அதில் எந்த பிழை ஏற்பட்டாலும் கடைசியில் அவர் உங்கள் மனைவிக்குப் பிடிக்காத மீனை வாங்கி வந்து உங்கள் நிலமையை சட்னியாக்கக் கூடும்.

நிறுவனங்களில் இதை ஷேர்ட் ரெஸ்பான்சிபிலிடி என்பார்கள் அதாவது பகிர்ந்தளிக்கப்படும் பொறுப்பு. மீன் வாங்க வேண்டிய முதன்மைப் பொறுப்பு உன்னுடையது. அதை நீ இன்னொருவருக்குக் கொடுத்ததால் அவரும் அந்த ரெஸ்பான்சிபிலிட்டியை பங்கு வைக்கிறார் என்பது தான். அதாவது அடிவாங்க கூட ஒருத்தன் இருப்பான் அவ்ளோ தான்.

அதனால் தான் இந்த டெலிகேஷன் வேலை மிகவும் முக்கியமானதாகக் கருதப்படுகிறது. ஒரு வேலையை டெலிகேட் செய்ய வேண்டுமெனில் புராஜக்ட் மேனேஜருக்கு இரண்டு விஷயங்கள் மிகத் தெளிவாகத் தெரிந்திருக்க வேண்டும். ஒன்று என்ன வேலை செய்ய வேண்டும் என்பது. இரண்டாவது, யார் இந்த வேலையை சிறப்பாகச் செய்வார் என்பது. முன்பு ஒரு முறை நாம் பணியாளர்களின் திறமைப் பட்டியல் பற்றிப் பேசினோம், அது இங்கே பயன்படும்.

சரியாக டெலிகேட் செய்யத் தெரியாத புராஜக்ட் மேனேஜர் இரண்டு விதமான சிக்கல்களில் விழுந்து விடுவார். ஒன்று, தவறான நபருக்கு வேலையைக் கொடுத்து பிரச்சினைகளைச் சந்திப்பார். அல்லது, தானே வேலையைச் செய்கிறேன் என இழுத்துப் போட்டு ஒரு வேலையில் மட்டும் கவனம் செலுத்தி முக்கியமானதை கோட்டை விடுவார்.

ஒரு புராஜக்ட் மேனேஜர் எந்த அளவுக்கு குறைந்த வேலைகளை செய்கிறாரோ, அந்த அளவுக்கு அவருக்கு ஒட்டுமொத்த புராஜக்டின் பணிகளையும், வளர்ச்சிகளையும் கவனிக்க நேரம் கிடைக்கும். எல்லா வேலைகளையும் டெலிகேட் செய்ய முடியாது. சில வேலைகளை புராஜக்ட் மேனேஜர் தான் செய்ய வேண்டும் அதை அவர் டெலிகேட் செய்யக் கூடாது. உதாரணமாக மேனேஜருக்கு ஒரு ரிப்போர்ட் கொடுப்பதோ, கணக்கு வழக்குகளை சமர்ப்பிப்பதோ அவருக்கு மட்டுமே அனுமதிக்கப்பட்ட பணியாய் இருக்கலாம்.

மற்ற வேலைகளில் எதை எப்படி டெலிகேட் செய்யலாம் என்பதைக் கண்டுபிடிக்கவும் சில உத்திகள் உண்டு. முதலாவது ‘எதில் நான் பெஸ்டோ அதைச் செய்வது’. என்னால் மிகச் சிறப்பாகச் செய்யமுடியும், பல ஆண்டுகளாக இதைச் செய்து வருகிறேன் என்பது போன்ற ஸ்பெஷாலிடி விஷயங்களை புராஜக்ட் மேனேஜரே செய்ய வேண்டும். அதே போல, பெரிய அளவு பாதிப்பை ஏற்படுத்தாத பணிகளை புராஜக்ட் மேனேஜர் செய்யலாம். இதன்மூலம் அவருடைய மற்ற பணிகள் எதுவும் பாதிக்கப்படாது. இன்னொன்று, என்ன எதிர்பார்க்கிறோம் என்பதை மிகத் தெளிவாக விளக்காமல் எந்த ஒரு வேலையையும் டெலிகேட் செய்யவே கூடாது.

ஒரு வேலைக்கு தனக்குப் பதிலாக இன்னொருவரை அமர்த்தும் டெலிகேஷனில் ஆறு நிலைகள் உண்டு.

1. தெரிந்து வா ! ஒரு விஷயத்தைப் பற்றித் தெரிந்து வருவதற்காக ஒருவரை நியமிக்கலாம். நாம் பல இடங்களில் அலைந்து தகவல்களைச் சேமிக்க நேரம் இல்லாத பட்சத்தில் இப்படி ஒரு வேலை பகிர்தல் பயந்தரும்.

2. காண்பி ! ஒரு விஷயத்தை எப்படிச் செய்வது என்பதை அலசி ஆராய்ந்து அதன் வழிகளைக் காண்பிப்பது. இதில் பொதுவாக ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட வழிவகைகள் இருக்கும்.

3. நான் சொல்லும்போது செல் ! எனது அனுமதிக்காகக் காத்திரு, நான் சொன்னவுடன் நீ உன்னுடைய வேலையை ஆரம்பி என்பது தான் இது. நான் சொல்லும் வரை நீ செல்லக் கூடாது எனும் மறைமுக எச்சரிக்கையும் இதில் உண்டு.

4. சொல்லும்போ நில் ! நீ உன் வேலையைப் பாத்துட்டேயிரு, நான் ‘நிறுத்து’ ந்னு சொன்னா நீ நிறுத்திட்டா போதும் என்பது இந்த வகை.

5. எப்டி போவுது ? ஒரு வேலையை அலச வேண்டும், என்ன செய்ய வேண்டும் என அறிய வேண்டும், எப்படிச் செய்ய வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்ய‌ வேண்டும், பின் என்ன முன்னேற்றம் என்பதை கவனிக்க வேண்டும்.

6. செல் : இது ஒரு முழுமையான டெலிகேஷன். இதான்பா வேலை, நீ என்ன செய்வியோ ஏது செய்வியோ தெரியாது எனக்கு இந்த ரிசல்ட் வேணும் என சொல்வது இது.

ஒரு வேலையை இன்னொருவரிடம் ஒப்படைப்பதில் இத்தனை விஷயங்கள் உள்ளன. “என் மேனேஜர் ஒரு வெட்டி, என்ன வேலை வந்தாலும் என் தலையில கட்டிவிடுவாரு” என சொல்வது எவ்வளவு அபத்தம் என்பதை அடுத்த வாரமும் பார்ப்போம்.

( தொடரும் )