புராஜக்ட் மேனேஜ்மெண்ட் 17 : எழுத்து முக்கியம்

எழுத்து ரொம்ப முக்கியம்

“ஒரு நாக்கு, ஒரு வாக்கு ! நான் சொன்னா சொன்னது தேன்…” என பழைய காலத்தில் கர்வமாகச் சொல்லுவார்கள். ஒரு வாக்கு சொன்னா அது கல்வெட்டில் எழுதியது போல ! அதை மாற்ற மாட்டார்கள். வாக்கை மாற்றி வாழ்வதை விட, வாழ்க்கையை முடித்து சாவதே மேல் எனும் எல்லைக்கும் செல்வார்கள். அது பழைய மானமுள்ள தமிழின வரலாறு. அதெல்லாம் இப்போ மலையேறி விட்டது. காலையில் சொன்னதையே, “எப்போ சொன்னேப்பா ?” என்றோ, “எது வேற அர்த்தத்துல சொன்னது, நீ தான் தப்பா புரிஞ்சுகிட்டே” என்றோ  சொல்வது சர்வ சாதாரணமாகிவிட்டது. அலுவலக பரப்பிலும் இதை காணலாம். தனது வேலைக்கு வேட்டு வரும் எனும் சூழல் உருவானால், சொன்னதையே மாற்றிப் பேசும் ஊழியர்கள் எக்கச்சக்கம் உன்டு. 

உண்மையைச் சொல்லி அதனால் வருகின்ற பிரச்சினைகளை எதிர்கொள்வதை விட, பொய்யைச் சொல்லி இருக்கின்ற‌ பிரச்சினையை இன்னொருவர் தலையில் சுமத்துவதையே பெரும்பாலான ஊழியர்கள் தேர்ந்தெடுக்கின்றனர். அதனால் தான் அலுவலகங்களைப் பொறுத்தவரை “ரிட்டன் கம்யூனிகேஷன்” எனப்படும் எழுத்து பூர்வமான தகவல் தொடர்பு மிக மிக முக்கியமானதாய்ப் பார்க்கப் படுகிறது. வார்த்தையை மாற்றிச் சொன்னால், “இதோ பாருப்பா, நீ தான் மெயில் அனுப்பியிருக்கே…” என ஆதாரத்தை முன்னெடுத்து வைக்க அது பயன்படும். 

ஒரு விஷயத்தை அதிகாரப் பூர்வமாகப் பதிவு செய்வதற்கு இந்த எழுத்து பூர்வமான தகவல் பரிமாற்றம் பயன்படுத்தப்படுகிறது. அது டிஜிடல் வடிவிலான மின்னஞ்சலாகவோ, சாதாரண பேப்பர் ஃபைலாகவோ எப்படி வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம். ஆனால் சொன்னதெல்லாம் காற்றில் கரைந்து போகாதபடி கட்டி வைக்கும் ஏற்பாடுதான் இது என்பதே புரிந்து கொள்ள வேண்டிய அம்சமாகும்.

கடிதங்களில் எழுதும் போது, பல விஷயங்களை தெளிவாகவும் புள்ளி விவரங்களோடும் எழுத முடியும். தவறான தகவல் சென்று சேராதபடி கவனமாய் மின்னஞ்சலை எழுத முடியும். யாரையும் காயப்படுத்தக் கூடாதென எச்சரிக்கையாய் வார்த்தைகளை அமைக்கவும் முடியும். யோசித்து டைம் எடுத்து மெயில் எழுதவும் முடியும். “நாம் நேற்று பேசிக்கொண்ட படி, நான் இதைச் செய்யப் போகிறேன்” என்று சொல்லி, நேரிலோ போனிலோ பேசிய விஷயங்களையும் மின்னஞ்சலில் பதிவு செய்து கொள்ளலாம். இவையெல்லாம் ஒரு ஆதாரமாகவும், தகவல்கள் மறந்து போகாமல் இருக்கவும், ஒரு புராஜக்ட் ஹிஸ்டரியாகவும் இருக்கும். 

எழுத்து வடிவிலான தகவல் பரிமாற்றங்களில் உள்ள கெட்ட அம்சங்கள் என பார்த்தால், “உடனுக்குடன் கேள்வி கேட்டு பதில் பெற்றுக் கொள்ள முடியாது”. கடிதம் எழுதுபவருடைய உடல் மொழி என்ன என்பது வாசிக்கும் நபருக்குத் தெரிய வராது. அனுப்பிய கடிதத்தை எல்லோரும் படித்தார்களா, எல்லோருக்கும் புரிந்ததா, அதைப் பற்றி அவர்கள் என்ன நினைக்கிறார்கள் என்பதையெல்லாம் கண்டு பிடிக்க முடியாது. 

அலுவலக எழுத்து பூர்வமான கடிதப் போக்குவரத்துகளுக்கு சில வரைமுறைகள் உண்டு. அவை சரியாகப் பின்பற்றப்பட்டால் புராஜக்ட் வெற்றிகரமாக இருக்கும். அத்தகைய தகவல் பரிமாற்றத்தை கண்காணிக்க வேண்டியதும், வகைப்படுத்த வேண்டியதும் ஒரு புராஜக்ட் மேனேஜரின் முக்கியமான‌ கடமைகளில் ஒன்று. 

சரி, அலுவலகக் கடிதங்களுக்கு சில வழிகாட்டல்கள் உண்டு. 

1. ஒரு குறிப்பிட்ட வகையான ஸ்டேட்டஸ் அப்டேட்டுக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட ஸ்டைல் மின்னஞ்சல் இருப்பது நல்லது. ஒரே கட்டமைப்பில் மெயில் இருக்கும்போது தகவல்களை எளிதில் புரிந்து கொள்ள முடியும். எந்த தகவல் எந்த இடத்தில் கிடைக்கும் என்பது விரைவில் பழகிவிடும். ஒரு செய்தித்தாளை எடுத்ததும் நாலாம் பக்கத்தில் கட்டுரை இருக்கும் என சொல்வதைப் போல, இந்த ரிப்போர்ட்டில் இடது பக்கத்தில் வரவு செலவு இருக்கும், என‌ புரிந்து கொள்ள எளிதாக இருக்கும். ஒவ்வொரு முறையும் புதிய புதிய வகையில் மெயில்கள் அமைந்தால் தகவல்களை எளிதில் புரிந்து கொள்ள முடியாமல் போய்விடும். 

2.  ஒரு மின்னஞ்சலில் பல முக்கியமான தகவல்களை இறுக்கித் திணிக்க கூடாது. அதிலும் குறிப்பாக, பிரச்சினைகளைப் பற்றிப் பேசும்போது ஒவ்வொரு பிரச்சினைக்கும் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சல் பயன்படுத்துவதே நல்லது. ஒரே மெயிலில் பல விஷயங்கள் அடுக்கும் போது அவற்றில் சில விஷயங்கள் கவனிக்கப் படாமல் போய்விடும். சின்னச் சின்னதாக பல மின்னஞ்சல்கள் அனுப்புவது, மிகப் பெரியதாக ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்புவதை விட ரொம்ப ரொம்ப நல்லது. எனவே ஒரு விஷயத்துக்கு ஒரு மின்னஞ்சல் என்பதை மனதில் கொள்ளுங்கள்.

3. மின்னஞ்சல் என்பது நீங்கள் சேக்ஷ்பியரின் கொள்ளுப் பேரன் என்பதைப் பறைசாற்றுவதற்கானது அல்ல. உங்கள் ஆங்கில புலமையை கொஞ்சம் அடக்கி வாசியுங்கள். அதே போல, உங்களுடைய தொழில்நுட்ப வார்த்தைப் பிரயோகங்களைக் கொட்டி காலரைத் தூக்கி விடும் இடமும் அல்ல. மிக எளிமையாக, எல்லா நிலையினருக்கும் புரியும் வகையில் எழுதுவதே சிறப்பானது. ஒன்றை நினைவில் கொள்ளுங்கள், மிக மிக எளிமையாய் எழுத, மிக அதிகத் திறமை வேண்டும் !

4. எழுத்துபூர்வமான மின்னஞ்சல் பரிமாற்றத்தில் கதையளப்பது சரியான வழிமுறை அல்ல. மிகத் தெளிவான, நேர்த்தியான, அளவிடக் கூடிய வகையிலான தகவல்களை இணைப்பதே சிறந்த வழிமுறை. அளவெடுத்துத் தைத்த சட்டை போல கன கட்சிதமாக எழுதப் பழக வேண்டும். 

5. ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது அதை வாசிக்கும் நபர்கள் புரிந்து கொள்ள வேண்டும் என்பது ஒரு புறம். அது போல, வாசிப்பவர்கள் ஏதேனும் பதில் சொல்ல வேண்டுமெனில், அல்லது ஏதாவது செயல்பட வேண்டுமெனில் அதை மிகத் தெளிவாக மின்னஞ்சலில் குறிப்பிட வேண்டியது இன்னொரு புறம். இரண்டு புறமும் சரியாக இருக்க வேண்டும். 

6. ஒரே மாதிரியான எழுத்துரு, நெருக்கியடிக்கும் ஷேர் ஆட்டோ போல ஒழுங்கற்ற தகவல்கள், இவையெல்லாம் எழுத்து தகவல் தொடர்பை வலுவிழக்கச் செய்யும் காரணிகள். வாசிப்பவர்களை அது வசீகரிக்காது. அவர்களால் அதை எளிதில் புரிந்து கொள்ளவும் முடியாது. எனவே மின்னஞ்சலில் முக்கியமான வார்த்தைகளை வேறு வண்ணத்திலோ, போல்ட் எழுத்துகளிலோ, வேறு எழுத்துருவிலோ அல்லது அதே போன்ற ஏதோ ஒரு புதிய வகையிலோ பதிவு செய்வது மிகவும் பயனளிக்கும். எழுதிய தகவல்கள் முழுமையாய் வாசிப்பவரைச் சென்றடைய இது உறுதுணையாய் இருக்கும். 

7. மீண்டும் ஒரு முறை நினைவில் கொள்ள வேண்டிய விஷயம் என்னவென்றால், மின்னஞ்சல் சுருக்கமாக, தெளிவாக, எளிமையாக, சரியான தகவல்களோடு இருக்க வேண்டும் என்பது தான். 

சரி, இந்தத் தகவல் பரிமாற்ற ஏரியாவில் இன்னொரு முக்கியமான விஷயம் மீட்டிங் சம்பந்தப்பட்டது. 

மீட்டிங் என்ற வார்த்தையைக் கேட்டாலே தெறித்து ஓடுகிற மக்கள் தான் அதிகம். அதற்கு பல காரணங்கள் உண்டு. பல மீட்டிங்கள் சரியான நேரத்தில் ஆரம்பிப்ப்பதே இல்லை. மீட்டிங் மீட்டிங் என காத்திருந்து கால விரையம் ஆவது ஒரு முக்கிய பிரச்சினை. 

பல மீட்டிங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட அஜென்டாவைக் ( நிகழ்ச்சி நிரல் ) கொண்டிருப்பதில்லை. ‘எல்லாரும் வந்துட்டீங்களா, நாம இந்த புராஜக்டைப் பற்றி பேசுவோம்..” என ஆரம்பித்து தலையும் இல்லாமல், வாலும் இல்லாமல் மீட்டிங் நீண்டு கொண்டே போகும். கடைசியில் மீட்டிங் கூப்பிட்டவர் எதுக்காகக் கூப்பிட்டாரோ அந்த விஷயத்தைத் தவிர எல்லாவற்றையும் பேசி விட்டுக் கலைந்து போவதும் நடக்கும். 

இன்னும் சில மீட்டிங்கள் முடிந்து போன விஷயங்களைப் பற்றியே பேசி நேரத்தை வீணடிக்கும். போன மீட்டிங், அதுக்கு முந்தின மீட்டிங் போன்றவற்றில் பேசியவையே மீண்டும் விக்கிரமாதித்ய வேதாளமாய் முருங்கை மரம் ஏறும். 

உண்மையில் மீட்டிங் என்பது ஒரு அலுவலகத்தில் மிக மிக முக்கியமான இடத்தைப் பிடிக்கின்ற விஷயம். பல நபர்களுக்கு ஒரே நேரத்தில், சரியான தகவலைப் பகிர்வதற்கு மீட்டிங்கே மிகச் சிறந்த இடம். எல்லோரும் புரிந்து கொள்கிறார்களா என்பதைக் கவனிக்கவும், சந்தேகங்களை நிவர்த்தி செய்யவும், மீட்டிங் வழிவகை செய்யும். சில முக்கியமான முடிவுகளைக் குறித்து அலசி முடிவெடுக்கும் மீட்டிங்கள் ஒவ்வொரு புராஜக்டுக்கும் மிக மிக முக்கியமானவை.

ஒரு புராஜக்ட் மேனேஜரின் பணிகளில் மிக முக்கியமான ஒன்று, அவர் எப்படி மீட்டிங்களை நடத்துகிறார் என்பதாகும். ஒரு மீட்டிங் எப்படி இருக்க வேண்டும், அதற்கு என்னென்ன தயாரிப்புகள் தேவைப்படும் ?,  எவையெல்லாம் தவிர்க்கப்பட வேண்டும் போன்றவையெல்லாம் ஒரு தனி ஏரியா என்பதால் அதை அடுத்த வாரம் பார்ப்போம்.

*

சேவியர்

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.